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Miscelánea Informática  

Funciones de Excel

Una de las características más utilizadas en Excel son las funciones ya que nos ayudan a ser más eficientes en el manejo de los datos y su procesamiento en la hoja de cálculo. Utilizamos las funciones para realizar cálculos con los valores de las celdas o también para modificar su contenido.

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Señalar datos repetidos

Uno de los problemas más comunes en una hoja de cálculo es identificar, en una lista de datos, filas con dos o más coincidencias, es decir, datos repetidos. Este problema se puede resolver utilizando la característica de Formato Condicional.

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Algunas combinaciones de teclas útiles

Como sabemos, Microsoft Excel es un programa increíblemente útil para realizar todo tipo de cálculos, gestiones, reportes, operaciones y demás. Sin embargo, algunas de sus facilidades todavía no han sido descubiertos por la mayoría de estudiantes y trabajadores que deben trabajar regularmente con esta herramienta.

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Encontrar la última fila encontrada

Usualmente las listas o bases de datos en Excel tienen mucha información; por eso, perderíamos tiempo buscando el último dato con la barra de desplazamiento.

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Series combinando números con texto

A veces, se necesitan rellenar series del tipo A001/04, A002/04, A003/04, A004/04, A005/04, etc. Una alternativa es realizar en una columna el relleno de la serie numérica y en otra columna concatenar el resto.

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Creación de listas eficaces

Actualmente, se desperdicia mucho tiempo en las oficinas reestructurando listas que se crearon de forma incorrecta o inapropiada.

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Diseño y Desarrollo de Bases de Datos

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Módulo 1.-Las Bases de Datos

Módulo 2.-Las Tablas

Módulo 3.-Las Consultas

Módulo 4.-Los Formularios

Módulo 5.-Los Informes

Módulo 6.-Las Macros y los Módulos

Módulo 7.-Caso Práctico

Hoja de Cálculo Avanzada

Temario

Módulo 1.-Fórmulas y Funciones

Módulo 2.-Fórmulas Combinadas o Anidadas Avanzadas

Módulo 3.-Manejo de Datos

Módulo 4.- Listas y Bases de Datos

Módulo 5.- Auditoría de Fórmulas y Funciones

Módulo 6.- Combinación de Datos de diferentes Fuentes

Módulo 7.- Creación y Manejo de Escenarios

Módulo 8.- Tablas y Gráficos

Recomendaciones para trabajar con las tablas

A continuación, se enlistan cinco recomendaciones para trabajar con las tablas de Access:

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Números negativos contables

Como sabemos, en Contabilidad es muy habitual que los números negativos aparezcan entre paréntesis, sin el signo menos.

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A continuación, se enlistan cinco recomendaciones para trabajar con las tablas de Access:

1- Crear siempre un campo clave o campo llave en todas las tablas

Para la mayoría de las tablas el campo clave ya se define de forma clara, por ejemplo, para la tabla de empleados, el número de nómina suele utilizarse como campo clave. Para una tabla de “Expedientes” se suele crear un campo clave auto numérico que pueda asignar un número único a cada una de ellos. Si no se puede identificar un campo clave o campo llave, crear, aunque sea un campo auto numérico y que sea el campo clave. La razón de ser es que, conforme se capturan datos, la base de datos va creciendo lo suficiente como para exportar los datos a servidores más profesionales y terminarán haciendo falta.

2- No usar nunca espacios en los nombres de las tablas ni de los campos

Al utilizar Access se deben nombrar los objetos por lo que se pretende que almacene o haga, por ejemplo, si se crea una tabla para almacenar las tareas comunes no se debe nombrar como suena “Tareas comunes”, ese espacio entre las dos palabras, aunque por principio, se permiten los espacios y permite identificar la tabla más fácilmente, a la larga en un problema cuando sea necesario trabajar con código VBA. Entonces esos espacios se convierten en un problema para que VBA los interprete y maneje y lo mismo pasa con el nombre de los campos, en este caso se puede poner el nombre a la tabla como “TareasComunes” o “Tareas_Comunes”. Un campo que almacene el nombre y los apellidos de los clientes, se puede llamar “NombreApellidos” o “Nombre_y_Apellidos”.

3- Relaciona siempre las tablas

Aunque parezca obvio esta parte, es donde más problemas se presentan. Como sistema de base de datos relacional que es Access, es muy importante que se tenga muy claro desde el principio las relaciones que existen entre tablas y realizarlas.

4- Elige el tamaño de los campos adecuado

Cuando se crea un campo de texto, por ejemplo, Access le asigna el tamaño máximo del campo a 255 caracteres y uno de los principales problemas a la hora de diseñar una tabla, es no modificar ese valor. Sin embargo, pecar de precavido por exceso, cuando la base de datos va creciendo, puede ser perjudicial y es que, aunque no se llegue a rellenar esos 255 caracteres, Access los reserva en cada nuevo registro. Si se ha creado un campo de texto para guardar un código postal, en el momento de definirlo se debe limitar su tamaño a 5 caracteres, o si es un RFC limitarlo a 13.

5- Utiliza las reglas de validación

Al diseñarse una base de datos, se debe pensar en las personas que lo utilizarán, y a veces se comenten errores de captura, y se debe procurar poner todos los medios a al alcance para evitar esos errores. Si se tiene que almacenar una fecha de nacimiento no se debe permitir que el usuario introduzca una fecha superior a la fecha actual, o si se está capturando la CURP, asegurarse que se capturaron los 18 caracteres.

   

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Módulo 1.- Análisis de la Información Financiera por Segmentos Módulo 2.- Reconocimiento de los Efectos de la Inflación en la Información Financiera Módulo 3.-Estado de Cambios en la Situación Fi...

A continuación, se enlista una serie de las características más importantes de GNU/LINUX:

Módulo 1.-Instalación de Linux Módulo 2.-El Software de Linux Módulo 3.-La Administración del Sistema Operativo y del Sistema de Archivos Módulo 4.- La Administración de los Grupos de Usuarios ...

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