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Miscelánea Informática  

Señalar datos repetidos

Uno de los problemas más comunes en una hoja de cálculo es identificar, en una lista de datos, filas con dos o más coincidencias, es decir, datos repetidos. Este problema se puede resolver utilizando la característica de Formato Condicional.

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Creación de listas eficaces

Actualmente, se desperdicia mucho tiempo en las oficinas reestructurando listas que se crearon de forma incorrecta o inapropiada.

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Concatenar nombres

Unir contenido se puede hacer tanto con texto como con números por medio del operador & (ampersand).

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Diseño y Desarrollo de Bases de Datos

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Escribir el mismo dato en varias celdas

En Excel existe una forma de escribir el mismo dato en varias celdas a la vez.

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Formato de metros cúbicos

Si se necesita que una vez que se capturen los datos aparezca de forma automática el símbolo de metros cúbicos (m3), podemos crear un formato personalizado para este propósito, y no sólo éste, sino muchos símbolos más.

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Encontrar la última fila encontrada

Usualmente las listas o bases de datos en Excel tienen mucha información; por eso, perderíamos tiempo buscando el último dato con la barra de desplazamiento.

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Cálculo de edad

El cálculo de la edad o de un período de tiempo, es un problema que a simple vista es fácil, se podría decir que basta restar la fecha actual menos la fecha anterior, pero en la práctica es más complejo de lo que parece.

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Recomendaciones para trabajar con las tablas

A continuación, se enlistan cinco recomendaciones para trabajar con las tablas de Access:

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Recomendaciones para crear tablas

A continuación, se enlistan cinco recomendaciones para trabajar con las tablas de Microsoft Access:

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A continuación, se enlistan cinco recomendaciones para trabajar con las tablas de Access:

1- Crear siempre un campo clave o campo llave en todas las tablas

Para la mayoría de las tablas el campo clave ya se define de forma clara, por ejemplo, para la tabla de empleados, el número de nómina suele utilizarse como campo clave. Para una tabla de “Expedientes” se suele crear un campo clave auto numérico que pueda asignar un número único a cada una de ellos. Si no se puede identificar un campo clave o campo llave, crear, aunque sea un campo auto numérico y que sea el campo clave. La razón de ser es que, conforme se capturan datos, la base de datos va creciendo lo suficiente como para exportar los datos a servidores más profesionales y terminarán haciendo falta.

2- No usar nunca espacios en los nombres de las tablas ni de los campos

Al utilizar Access se deben nombrar los objetos por lo que se pretende que almacene o haga, por ejemplo, si se crea una tabla para almacenar las tareas comunes no se debe nombrar como suena “Tareas comunes”, ese espacio entre las dos palabras, aunque por principio, se permiten los espacios y permite identificar la tabla más fácilmente, a la larga en un problema cuando sea necesario trabajar con código VBA. Entonces esos espacios se convierten en un problema para que VBA los interprete y maneje y lo mismo pasa con el nombre de los campos, en este caso se puede poner el nombre a la tabla como “TareasComunes” o “Tareas_Comunes”. Un campo que almacene el nombre y los apellidos de los clientes, se puede llamar “NombreApellidos” o “Nombre_y_Apellidos”.

3- Relaciona siempre las tablas

Aunque parezca obvio esta parte, es donde más problemas se presentan. Como sistema de base de datos relacional que es Access, es muy importante que se tenga muy claro desde el principio las relaciones que existen entre tablas y realizarlas.

4- Elige el tamaño de los campos adecuado

Cuando se crea un campo de texto, por ejemplo, Access le asigna el tamaño máximo del campo a 255 caracteres y uno de los principales problemas a la hora de diseñar una tabla, es no modificar ese valor. Sin embargo, pecar de precavido por exceso, cuando la base de datos va creciendo, puede ser perjudicial y es que, aunque no se llegue a rellenar esos 255 caracteres, Access los reserva en cada nuevo registro. Si se ha creado un campo de texto para guardar un código postal, en el momento de definirlo se debe limitar su tamaño a 5 caracteres, o si es un RFC limitarlo a 13.

5- Utiliza las reglas de validación

Al diseñarse una base de datos, se debe pensar en las personas que lo utilizarán, y a veces se comenten errores de captura, y se debe procurar poner todos los medios a al alcance para evitar esos errores. Si se tiene que almacenar una fecha de nacimiento no se debe permitir que el usuario introduzca una fecha superior a la fecha actual, o si se está capturando la CURP, asegurarse que se capturaron los 18 caracteres.

   

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