ACTUALIZAR UNA LISTA DESPLEGABLE AUTOMÁTICAMENTE EN MS EXCEL
Cuando se crea una lista desplegable en Excel, se define un rango de celdas como el origen de los datos, y cada vez que se necesita agregar o quitar elementos a la lista se debe modificar la referencia de dicho rango.
Esto hace que la actualización de los elementos de una lista sea un proceso manual que puede quitar tiempo. Sin embargo, existen un par de técnicas que se pueden utilizar para automatizar la actualización de los elementos de una lista desplegable en Excel.
LISTA DESPLEGABLE BASADA EN UNA TABLA
El primer método, y el más simple de todos, es que los datos de origen estén en una tabla. De esta manera, Excel se encargará de actualizar automáticamente los elementos de la lista desplegable. A continuación, se muestran los pasos para crear este tipo de lista.
Una vez que se han ingresado los datos de origen dentro de una hoja, se deberá seleccionarlos y pulsar el comando Insertar > Tabla.
Excel identificará el rango de datos y mostrará un cuadro de diálogo para confirmar la creación de la Tabla. Se deberá asegurar de que Excel haya detectado adecuadamente el encabezado de los datos y pulsar Aceptar.
Ahora que la tabla ha sido creada, se deberá seleccionar la celda, o celdas, donde se creará la lista desplegable e ir a la pestaña Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
En el cuadro de diálogo Validación de datos, se deberá elegir la opción Lista y posteriormente hacer clic en el botón de selección de rango.
En seguida, se deberá seleccionar los elementos de la tabla recién creada, sin incluir el encabezado de columna.
Se deberá terminar la selección del rango y hacer clic en el botón Aceptar para crear la lista desplegable.
Al agregar un nuevo elemento en la tabla, Excel actualizará automáticamente los elementos de la lista desplegable.
Aunque el método descrito anteriormente es el más sencillo para crear una lista desplegable basada en una tabla, tiene una restricción, y es que la tabla debe estar en la misma hoja donde se encuentra la lista desplegable.
Si se quiere olvidar las restricciones y evitar cualquier problema con la actualización de la lista, se pueden seguir los mismos pasos anteriores y crear la lista utilizando la siguiente fórmula:
=INDIRECTO("Tabla1[Categorías]")
La función INDIRECTO se encargará de traducir la cadena de texto en una referencia hacia la columna Categorías de la Tabla1 y de esta manera la lista quedará vinculada a la tabla del ejemplo.
Hay que recordar que al crear la lista se deberá indicar el nombre de la tabla y de la columna. La siguiente imagen muestra la ubicación exacta donde se debe colocar esta fórmula:
Aunque esta segunda alternativa puede tomar algunos segundos adicionales para ingresar la fórmula, funcionará correctamente sin importar la hoja donde se encuentre la tabla. Al implementar adecuadamente cualquiera de los dos métodos anteriores, la lista desplegable se actualizará automáticamente al momento de agregar o remover filas en la tabla.
LISTA DESPLEGABLE BASADA EN UNA FÓRMULA
Las tablas de Excel fueron introducidas hasta la versión 2007, así que la solución que se revisa en la sección anterior no era posible en las primeras versiones de la hoja de cálculo.
Por esa razón, se encontrará varias referencias que hablan sobre la solución que se utilizaba antes de que existieran las tablas y que está basada en una fórmula que utiliza las funciones CONTARA y DESREF de la siguiente manera:
=DESREF(F2, 0, 0, CONTARA(F:F)-1)
El objetivo de la función CONTARA es devolver la cantidad de celdas que no están vacías en la columna F. De esta manera, si se agrega un nuevo elemento a la columna F, la función CONTARA incrementará automáticamente el número de celdas contadas.
En esta fórmula se ha restado el valor 1 al resultado de la función CONTARA porque se necesita descontar la celda ocupada por el encabezado de columna. En caso de que no se tenga un encabezado, se deberá remover dicha resta.
La función DESREF se encarga de crear una referencia al rango que comenzará en la celda F2 y que incluirá el número de filas devuelto por la función CONTARA menos 1. Esta fórmula se coloca como el origen de la lista desplegable:
De esta manera, la lista se actualizará cada vez que se agrega o se quita un elemento en la columna F. Debido al comportamiento de la función CONTARA, es indispensable que toda la columna donde se encuentran los elementos de la lista sea utilizada solamente para almacenar dicha información.
